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采购人员与工程技术人员协作的效果,会直接影响采购工作的效率。如果采购人员要为懂技术的“半个”工程师,那么与工程技术人员的沟通会更顺畅,工作效率更高。
一、半个工程师要懂哪些技术内容
既然是“半个”工程师,意味着采购人员不需要懂所有的技术。实际上,采购人员没有时间也没有精力去精通全部的物料和商品市场的全部工程技术内容。顾名思义,“半个”工程师,更多地是从采购的工作需求出发提出的。主要需了解下述的技术内容:
① 采购的物料规范:
采购的内容无非是具体的物料,或者是服务。对于服务而言,采购规范是通过任务说明书SOW来体现的,而物料则是通过物料规范来体现。相对服务而言,物料规范技术含量相对更高,这里做重点说明。
通常认为,物料规范是将物料使用者的需求传递给采购人员和潜在的供应商的主要方式和载体。物料规范也有多种,从内容上看,它包括物料的外观、所用的材料、物料的物理和化学性质、功能指标、制造方法、工程图纸、市场等级等等。
作为采购人员,要能读懂所采购的物料规范,能大概看懂图纸,理解相应的物理化学性质等相关术语,产品的市场分级等相应信息。比如对于一个零件的规范,要看懂图纸中的相关尺寸,清楚基本制造工艺是什么。如果了解到其制造工艺是冲压,则还需了解是连续冲压还是分步冲压,并且了解使用的材料是什么,其中的表面处理要求是什么,及表面粗糙度是什么意思(包括这个要求是否严苛,能通过什么方法实现),螺纹孔是什么样的孔,等等。如果再深入下去,可以想像这个零件的冲压模具可能是什么样子,可能会用什么材质,模具的寿命等等信息。
也许大家会说,这些内容都可以从网上搜索获得,不需要一一了解并记住。可是,在实际工作中,往往需要当面实时地和工程技术人员沟通,没有时间等采购人员一一搜索后再来谈。如果采购人员能实时地了解并说出这些技术细节,体现其专业性,则能获得技术人员的认可,同时缩短沟通时间、提高工作效率,何乐而不为?
② 物料的制造工艺和关键的质量控制点
对所采购的物料,采购人员需要知道该物料是如何生产出来的,其工艺过程如何,时间要多久,关键的工艺过程的产能怎样,关键的工艺过程是如何控制产品质量的。比如供应商的来料检验是怎样做的,关键原材料是否有足够的手段来检验关键质量参数,生产过程质量控制(IPQC)是怎样做的,出厂检验怎样做等等。采购人员可以利用去供应商工厂参观的机会详细了解这些内容。
同时,对一些行业通用的制造工艺方法,采购最好也能有一定的了解。
③ 物料的质量检测方法和标准
物料的质量水平在供应商处和采购人员所在的公司是如何评判的,相应的企业标准和行业标准如何,包括相应的测试方法和判定标准。这可以细分为物料在供应商处出厂检验是否检查所有采购规范规定的内容,如外观、尺寸、功能、可靠性等;检验过程是全检,还是抽样,如果是抽样,抽样的标准又是如何(AQL水平),检验的频率如何。
如果在公司内部作检测,则需要了解内部的来料检验是怎样进行的,内部的应用场景怎样,即物料采购回来后是怎样被进一步加工为公司的最终产品的,要经过怎样的物理和化学处理,相应的物理化学参数是怎样的。在做成最终成品后,物料还会经过怎样的使用环境测试,如温度、湿度、海拔高度、压力等测试,产品的寿命是多久,等等。了解这些,有助于我们深入理解物料的质量要求及其影响。
上面是采购人员应该了解的一些基本知识,有了这些知识,可以说已经是“半个”工程师了。当然,采购人员对这些知识了解的越多、越深入,获得的比较优势将越明显。
二、懂技术的“半个工程师”的好处
① 有助于了解物料的成本结构和交付时间,不被供应商“忽悠”。
了解了物料的采购规范和相应的生产工艺,包括关键的原材料规格、大小和重量,相应的制造工艺的时间和人工作业时间,结合生产过程中的合格率数据和行业的平均利润率,再加上一些成熟的成本分析工具,就可以大概推断出物料的成本结构。掌握了物料的生产过程及相应各个工艺过程的时间,结合原材料的采购时间和物料的运输时间,就可以得出正常的交付期。同时,熟悉物料的工艺过程,特别是瓶颈工序(包括检测工序)的过程和产能,就可以推测出供应商的产能和每天的产出数量。
有了这些数据和知识,通过分析,就能得出物料大概的成本和相应的产能、交付时间数据,在与供应商进行价格谈判、催促其交付时做到胸有成竹,也让工作变得更加主动。
② 有助于了解物料的质量判定和验证过程,不被公司内部技术人员“否定和忽视”
采购人员可能都清楚,采购部在公司内部不得不和两类工程技术人员打交道,一是质量人员IQC,二是负责新物料的验证工作(qualification)的研发技术人员。前者通常对所到的物料的是否达到质量标准掌握生杀大权。如果采购人员不懂物料的检验标准及质量控制,IQC的一句“质量不合格,退货!”将会让采购人员费尽周折。而后者则对采购部门引入的新供应商的新物料或者老供应商的新物料的验证工作掌握关键话语权。如果采购人员不懂验证流程和测试方法及时长,后者的一句“这个验证需要4个月”则会让采购人员计划的成本节省受到重大影响。有时验证时间的拖延,甚至可能让原来的成本节省金额化为泡影,最终影响采购人员的工作绩效。
相反,如果采购人员了解物料的质量标准和检测手段,就可以和质量人员深入探讨物料不合格的地方在哪里,是否有误判,检测的手段和设备有没有问题等各自可能导致质量检验不合格的可能性,让质量人员做到谨慎细致。
即使物料确实被判定为不合格,采购人员还可以和质量人员一起检讨,是否检测标准过于严苛,甚至可以和相关的内部人员一直来探讨能否放宽检测的标准,避免标准过严导致不必要的成本。如果最终确认确实是供应商的产品质量有问题,采购人员可以和质量人员一起,帮助供应商进行质量改进工作,确保供应商后续提供的物料达到质量标准。
与此同时,采购人员掌握了物料的应用环境,就可以大致知道新物料的验证工作需要多长时间,各个测试需要怎样配合,测试工具是否足够,等等。这样,采购人员就可以和技术人员一同制定合理的验证计划,让新物料的验证工作变得可控,从而更好地计划和实现采购承诺的成本节省目标。
③ 采购人员通过自身知识的积累,提升了自己的专业技能。
通过相关物料、行业知识的学习积累,采购人员就会对越来越多的行业有更较深入的理解,在与内部和外部人员的交往中变得更加自信,提升自己的知名度和市场价值。
三、如何成为懂技术的“半个”工程师
既然懂技术如此重要,那么采购人员如何积累,成为“半个”工程师呢?
⑴、向公司内部的工程技术人员学习:工程技术人员和使用部门对物料规范、相应技术标准、检测手段等知识有天然的储备优势,采购人员可以对相应的文档进行前期的研究和学习,有问题可以虚心向内部的技术人员请教,包括在正式和非正式的场合进行学习探讨。一般而言,工程技术人员是乐意向别人证实自己的技术能力和专业知识的,这给采购人员的学习提供了天然的基础。事实上,有的公司还鼓励内部相互学习,主动组织工程技术人员进行相应的技术分享,采购人员可以积极参与到这样的培训和分享当中。
⑵、向供应商学习:供应商是采购部门的资源,因此采购部门要善于利用供应商资源。通常供应商的工程技术人员、市场营销人员和一些资深的销售人员,对其产品的设计、生产、检测、质量控制、市场地位等有着非常深入的了解和认识,有些人员甚至对产品有着很深的感情。为了证明其产品的优越性,他们会努力展示其与市场上其它产品的长处,包括其设计理念、独特的工艺过程、质量保证方法等等,采购人员要珍惜机会,多参观供应商的工厂,多学习供应商的相关的技术文档,多和工程技术人员交流,逐步积累相应的知识。
⑶、自我学习:学习最终得靠自己。通过网络、书本来掌握初步的产品技术知识,通过公司内部人员和供应商进一步增加专业技术知识储备,但关键是将各种渠道获得的知识进行整理、提炼,并加以印证,变成自己的东西,最终形成自己的知识体系。
⑷、参加专业组织和行业会议:在具备一定的基础知识后,条件成熟时,可以考虑加入一些专业组织,如专业协会,或加入一些正式和非正式的社团、俱乐部等,并参加一些行业的技术会议和展览,通过结识更多的专业人士,进一步了解物料所在行业的技术知识、市场动向等,从而更加全面的拓展自己的视野。
采购需要的技能和知识
一、“五懂”:即懂工艺技术、懂危险特性、懂设备原理、懂法规标准、懂制度要求,“五懂”是员工上岗的素质要求。
1、懂工艺技术:就是要懂生产工艺原理和流程,理解生产工艺各个操作环节,熟记生产控制指标,如压力、温度、流量、浓度、组分等控制指标范围。
2、懂危险特性:就是要知晓岗位涉及物料的危险标识、理化特性、急救措施、消防措施、健康危害、操作和储存要求。
3、懂设备原理:就是要懂设备构造原理,掌握设备启停操作技能。
4、懂法规标准:就是要懂与生产相关的法律法规、标准规范,如安全生产法、特种设备法、危险化学品安全管理条例、石油化工企业设计防火规范等。
5、懂制度要求:就是要懂企业制定的各类生产安全管理制度,如工艺技术管理、安全生产运行管理、开停工管理、变更管理等方面的制度,重在理解制度中对各级人员的管理要求和各项工作流程。
二、“五会”:即会生产操作、会异常分析、会设备巡检、会风险辨识、会应急处置,“五会”是员工上岗的能力要求。
1、会生产操作。就是要精通掌握工艺系统的各类指标控制、各类工艺流程切换方法,熟练掌握工艺系统开停工操作要点。
2、会异常分析。就是会熟练分析及处理工艺系统存在的各类异常工况,如公用工程中断的分析处理,压力、温度、液位等过程控制指标偏离正常工况的分析处理等。
3、会设备巡检。就是会依据巡检作业程序和设备主要技术参数,通过视、听、触、嗅,或用温度、振动测量仪器、工具巡检分析和处置设备异常状态。
4、会风险辨识。就是会使用各类分析方法或工具辨识工艺系统、各类作业、设备运行存在的风险。
5、会应急处置,就是岗位出现生产异常时会第一时间采取应急处置措施,会正确的应急逃生方法,会正确的工伤事故急救方法。会使用消防、气防等应急设备、器材。
三、“五能”:即能遵守工艺纪律、能遵守安全纪律、能遵守劳动纪律、能制止他人违章、能抵制违章指挥,“五能”是员工上岗的行为要求。
1、能遵守工艺纪律。就是能严格遵守工艺流程和操作规程,能在作业中严格监控各项工艺指标,保证生产操作安全有效贯彻执行,确保产品质量合格。
2、能遵守安全纪律。就是能严格遵守安全生产制度,能正确佩戴个人防护用品,能正确使用应急设备设施,能严格执行危险作业工作许可。
3、能遵守劳动纪律。就是能遵守安全生产禁令,工作时间不空岗、串岗、睡岗,不聊天、不扰乱工作秩序,不干与工作无关的事情。
4、能制止他人违章。就是能及时发现并制止现场作业违章行为,如动火作业未进行动火分析、高处作业未佩戴安全带等。
5、能抵制违章指挥。就是敢于拒绝违章指挥。
“五懂、五会、五能”安全生产培训教育工作安排
1、培训教育对象:危化品生产、储存、经营企业,要覆盖所有一线作业人员。“五懂、五会、五能”安全生产教育培训要立足岗位特点,有所侧重。
2、培训教育方法:由从业人员按照岗位安全生产工作要求编制“五懂、五会、五能”工作手册(同一工作岗位的可以共同编制);公司安全部门组织相关人员和专家对手册进行评审,提出修改意见。
岗位人员修改完善后,报公司安全管理部门审查合格,由公司分管负责人签署印发;公司安全管理机构对“五懂、五会、五能”工作手册全面开展教育培训,并作为班前教育的重要内容,根据变更管理要求组织有关人员及时修订完善;公司安全管理机构对从业人员“五懂、五会、五能”工作手册执行情况定期开展考核,并实施绩效管理。
采购需要的技能和知识如下:
技能:
1. 谈判技巧:
能够灵活运用各种谈判技巧,争取到合适的价格和供货条件。
具备沟通能力,能够与供应商建立良好的合作关系。
2. 市场调研和分析:
能够进行市场调研,了解市场价格走势、竞争对手情况,制定合理的采购策略。
具备数据分析能力,分析供应商的信用、产品质量、交货周期等数据,为决策提供依据。
3. 供应链管理:
能够管理供应链,确保物资的及时供应和库存的合理控制。
具备供应链危机管理能力,能够应对紧急情况,保障生产和销售不受影响。
4. 合同管理:
能够编制合同,确保合同条款明确,保护企业利益。
具备合同谈判和变更管理技能,能够应对合同履行中的各种情况。
5. 风险管理:
能够识别和评估采购风险,采取措施降低风险。
具备危机处理能力,能够在突发情况下迅速做出决策,保障企业利益。
6. 团队合作:
具备团队合作意识,能够与内部各部门紧密合作,协调内外部资源,确保采购顺利进行。
知识:
1. 物料知识:
对所采购物料的性质、用途、生产工艺等有深入了解,能够根据需求选择合适的物料。
2. 法律法规:
熟悉采购相关的法律法规和政策,确保采购活动的合法合规。
3. 质量管理:
了解质量管理体系和标准,确保所采购产品符合质量要求。
4. 成本管理:
了解成本构成,能够进行成本分析和控制,降低采购成本。
5. 供应商管理:
了解供应商评估体系和方法,能够选择并管理合作伙伴。
6. 信息技术:
掌握采购管理软件的使用,提高采购流程的自动化程度,提高效率。
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